Aplicativos de finanças ajudam muita gente, mas uma planilha tem vantagens: é grátis, você decide as categorias e consegue ver de onde vem cada número. Dá para usar o Planilhas Google, o Excel na versão online ou o LibreOffice Calc. Este guia mostra uma estrutura simples que cabe em duas abas.
As fórmulas usam o padrão em português (SOMASE, separador ponto e vírgula). Se a sua planilha estiver em inglês, a função equivalente é SUMIF.
Aba 1: lançamentos
Cada gasto vira uma linha. Cinco colunas resolvem:
| Coluna | O que anotar | Exemplo |
|---|---|---|
| A: Data | dia da compra | 03/02 |
| B: Descrição | o que foi | Mercado do bairro |
| C: Categoria | uma da sua lista | Mercado |
| D: Forma de pagamento | débito, Pix, dinheiro, cartão | Cartão |
| E: Valor | quanto custou | 187,40 |
Para evitar erros de digitação na categoria, use validação de dados. No Planilhas Google, selecione a coluna C, vá em Dados, depois Validação de dados, e escolha "Menu suspenso" com a lista de categorias. No Excel o caminho é parecido, pelo menu Dados. Assim "Mercado" e "mercado " (com espaço no fim) não viram duas categorias diferentes.
Escolha poucas categorias
Comece com 8 a 10. Uma lista possível:
- Moradia
- Contas da casa
- Mercado
- Transporte
- Saúde
- Educação
- Lazer e delivery
- Compras pessoais
- Dívidas e parcelas
- Outros
Se a categoria Outros passar de 10% do total do mês, é sinal de que falta uma categoria. Se você nunca usa alguma, pode apagar.
Aba 2: resumo do mês
Na segunda aba, liste as categorias na coluna A. Na coluna B, coloque quanto você planejou gastar em cada uma. Na coluna C, a fórmula soma automaticamente o que foi lançado:
=SOMASE(Lançamentos!C:C;A2;Lançamentos!E:E)
Ela procura na coluna C da aba Lançamentos todas as linhas com a categoria escrita em A2 e soma os valores da coluna E. Arraste a fórmula para baixo e cada categoria terá seu total.
Na coluna D, calcule a diferença entre o planejado e o real:
=B2-C2
Resultado positivo significa que sobrou dinheiro naquela categoria. Negativo, que estourou. Uma formatação condicional que pinta de vermelho os valores negativos ajuda a enxergar isso de relance.
Exemplo ilustrativo de resumo
| Categoria | Planejado | Real | Diferença |
|---|---|---|---|
| Mercado | R$ 800 | R$ 742 | R$ 58 |
| Transporte | R$ 300 | R$ 365 | -R$ 65 |
| Lazer e delivery | R$ 350 | R$ 410 | -R$ 60 |
| Saúde | R$ 150 | R$ 90 | R$ 60 |
Neste mês, transporte e lazer passaram do previsto, mas mercado e saúde compensaram. No total, o mês fechou praticamente no planejado: R$ 1.607 gastos contra R$ 1.600 previstos, R$ 7 acima.
Anote também o que entra
Uma terceira aba, ou um bloco no topo do resumo, pode registrar as entradas do mês: salário, freelas, vendas, reembolsos. Com isso, a planilha mostra também quanto sobrou no fim do mês, e não só quanto saiu. Se a sua renda varia, esse histórico ajuda a descobrir qual é o seu mês mais fraco, que é o número mais seguro para planejar.
Uma linha simples resolve:
=SOMA(Entradas!B:B)-SOMA(Lançamentos!E:E)
O resultado é o saldo do mês: positivo quando sobrou, negativo quando faltou.
E o cartão de crédito?
O cartão é onde a maioria das planilhas se perde. Há dois jeitos de lidar com ele, e o importante é escolher um e manter:
- pela data da compra: você lança cada gasto no dia em que passou o cartão. Mostra melhor seus hábitos de consumo;
- pela fatura: você lança o valor total da fatura no mês em que paga. É mais fácil, mas esconde em que você gastou.
Para quem está começando a se organizar, lançar pela data da compra costuma ensinar mais. Nesse caso, compras parceladas entram uma parcela por mês, cada uma no mês em que vai cair na fatura. Assim a planilha mostra os compromissos dos próximos meses.
Cuidado para não lançar o mesmo gasto duas vezes, na compra e de novo quando a fatura for paga. Para acompanhar a fatura durante o mês e entender as regras do rotativo, veja o guia como controlar os gastos no cartão de crédito.
A rotina que faz a planilha funcionar
Planilha que ninguém abre não controla nada. Uma rotina simples:
- Uma vez por semana, reserve 15 minutos. Abra o extrato do banco e o aplicativo do cartão e lance tudo o que entrou desde a última vez.
- Dê uma olhada na aba de resumo. Se alguma categoria já está perto do limite, ajuste o resto do mês.
- No fim do mês, compare planejado e real e defina os valores do mês seguinte.
Anotar no mesmo dia da compra é ótimo para quem consegue, mas não é obrigatório. Uma vez por semana, com o extrato aberto, já dá conta.
Modelo pronto ou do zero?
Existem muitos modelos de planilha prontos, gratuitos e pagos. Um modelo pronto economiza tempo e costuma vir com fórmulas e gráficos. Montar a sua do zero leva uma ou duas horas, mas você entende cada coluna e muda o que quiser. Os dois caminhos funcionam. Se escolher um modelo, confira se as categorias fazem sentido para a sua vida e se dá para lançar um gasto em menos de um minuto. Quando lançar dá trabalho, a planilha costuma ficar esquecida.
Dicas para não abandonar
- Comece pelo mês atual. Não tente reconstruir o ano inteiro para trás.
- Arredonde valores se isso facilitar: R$ 187,40 pode virar R$ 187.
- Crie uma cópia da aba de lançamentos para cada mês, ou use uma coluna de mês e filtre.
- Guarde a planilha em um lugar com backup, como uma pasta na nuvem.
- Se faltar um lançamento, siga em frente. A planilha não precisa ser perfeita para mostrar o padrão dos seus gastos.
Depois de dois ou três meses, você vai ter algo que nenhum aplicativo entrega pronto: o histórico real do seu dinheiro, organizado do seu jeito, para montar o orçamento dos meses seguintes com números de verdade.
Conteúdo educativo. Não é recomendação de investimento nem consultoria financeira individual. Os números dos exemplos são ilustrativos e não representam resultados esperados.
